Šéfov vo firmách nahradí softvér

Naozaj môžu dnešné firmy využiť na riadenie svojich zamestnancov softvér?
Dnes ešte nie sme tak ďaleko, aby sme mohli z firmy úplne odstrániť šéfov, stále potrebujeme mať vo firmách kvalitný a profesionálny menežment. Moderné firmy však čoraz častejšie využívajú informačné technológie a rozličné manažérske softvéry, ktoré v rámci ich spoločností uľahčujú a zefektívňujú jednotlivé procesy.

Ktoré softvéry to sú?
Je to napríklad elektronický informačný systém riadenia, ktorý pekne sprehľadní plnenie strategických oblastí, cieľov a úloh. Umožňuje evidovať úspešnosť zvládania jednotlivých menších úloh a ich vplyv na hodnotenie celkovej stratégie a smerovania spoločnosti. Informačný systém zároveň poskytuje dáta dôležité pre vyhodnocovanie výkonnosti zamestnancov, oddelení alebo inak stanovených organizačných jednotiek, na základe plnenia pridelených úloh alebo ich častí. Systém funguje na základe web rozhrania, pričom jednotliví užívatelia sa prihlasujú pomocou jedinečného prihlasovacieho mena a hesla.

Aké ďalšie elektronické softvéry pomáhajú firmám v manažmente ich činností?
Veľmi úspešný je systém elektronického vzdelávania. Ten umožňuje vytvorenie elektronického prostredia, v ktorom sú spracované učebné materiály do elektronickej podoby vo forme textu, videa alebo zvuku, umožňuje hromadné testovanie znalostí zamestnancov a v neposlednom rade zlepšuje aj ich IT zručnosti. Firma tým výrazne ušetrí na cestovných nákladoch pre zamestnancov, ušetrí ich čas a zbaví sa neefektívneho vynakladania financií na stohy papierov a dnes už zbytočnú administratívu. Ďalší, veľmi praktický, je elektronický prieskum, ktorý umožňuje firme priblížiť sa k svojim zamestnancom. S jeho pomocou dokáže získať ich názory na strategické otázky a aktívne ich zapojiť do rozhodovania. Zamestnanci či zákazníci môžu vyjadrovať svoj názor prostredníctvom počítača, mobilného telefónu alebo tabletu z ľubovoľného miesta s pripojením na internet. Možností, ako sa dá práca vo firme a riadenie zamestnancov zefektívniť, je dnes už aj u nás veľmi veľa. Treba byť len otvorený novým veciam.

Načo by sa mali organizácie zamerať, keď chcú zlepšiť výkon svojich zamestnancov?
Riadiť ľudí tak, aby bola spokojná firma aj zamestnanci, je nesmierne zložité. Vo firmách, ktoré majú veľký počet zamestnancov je dobré využiť služby konzultačnej spoločnosti a zaviesť systém riadenia. Pri snahách o udržanie, resp. zlepšenie výkonu zamestnancov je dôležité uvažovať v súvislostiach a identifikovať skutočné príčiny problémov, nielen ich prejavy. Zlepšenie výkonnosti jednotlivcov si vyžaduje komplexné, vzájomne sa prelínajúce opatrenia nielen v oblasti vzdelávania, ale aj v oblasti stanovovania cieľov a úloh, priebežného monitorovania výkonu, poskytovania spätnej väzby a koučovania, hodnotenia výkonu a odmeňovania. Výkon každého z nás ovplyvňujú okrem našich schopností, znalostí, zručností a motivácie aj viaceré faktory v organizácii ako sú pracovné postupy, IT systémy, jasne definované roly a zodpovednosti, prístup k informáciám a znalostiam, pracovným pomôckam a ľuďom, organizačná kultúra a mnohé ďalšie.

Kedy by sa podľa vás mali firmy obrátiť na konzultačnú spoločnosť?
Firmy sa na nás najčastejšie obracajú vtedy, keď sa vyskytne akýkoľvek problém či už v oblasti predaja, riadenia ľudských zdrojov, vyhľadávania nových obchodných príležitostí a podobne. Tie uvedomelejšie však vyhľadajú konzultačnú spoločnosť oveľa skôr ako sa vyskytnú problémy.

S čím konkrétne vie konzultačná spoločnosť pomôcť?
My pomáhame firmám zaviesť systém, ktorého dôsledkom je zníženie nárokov na zdroje či už finančné, časové, alebo personálne. Detailnou analýzou získame prehľad o všetkých procesoch vykonávaných v danej spoločnosti. Nájdeme pre organizáciu optimálny východiskový stav, na ktorom je následne možné budovať pokročilé systémy riadenia s cieľom zlepšiť jej celkovú kondíciu. Poskytneme riešenia, ktoré s využitím moderných informačných a komunikačných technológií uľahčujú, zrýchľujú, sprehľadňujú a zefektívňujú jednotlivé činnosti a optimalizujú náklady.

Aké ďalšie informačné technológie môžu firmám pomáhať?
Dostupné sú rozličné mobilné aplikácie, ktoré umožňujú okamžité prepojenie s aplikáciami v organizácii (napríklad obchodné aktivity, servisné služby, plánovanie aktivít zamestnancov), čo vedie k optimalizácii zdrojov. Napríklad najväčšia slovenská poisťovňa úspešne využíva aplikáciu pre nahlasovanie a likvidáciu poistných udalostí v oblasti neživotného poistenia. Aplikácia celý proces výrazne urýchľuje a šetrí čas obhliadkárovi, ale najmä klientovi. Call centrum má prehľad o pracovníkoch v teréne a môže flexibilne reagovať na vzniknuté poistné udalosti v požadovanom čase a na požadovanom mieste. Terénni pracovníci majú svoju mobilnú kanceláriu stále so sebou vo svojom telefóne, presne vedia kedy a kde majú byť a čo budú riešiť. Všetky údaje a fotodokumentácia obhliadky sú zadávané priamo do mobilného telefónu. Dáta zo smartfónu sú ihneď odosielané na server, to znemená, že obhliadkár nemusí ísť naspäť na centrálu a nahadzovať všetky informácie do systému, jeho telefón to urobí za neho a on je k dispozícii v teréne pre ďalších klientov. Rovnako týmto spôsobom minimalizujeme straty dát, alebo nepresnosti v nich.

Keď to teda zhrnieme, aké sú najčastenejšie problémy organizácií a firiem?
Sú to najmä negatívne finančné výsledky, vysoká fluktuácia zamestnancov, nedôvera k podnikovým dátam a nepriaznivá atmosféra na pracovisku.

Čo je príčinou týchto problémov?
Neaplikovaná stratégia spoločnosti, absentujúce odmeňovanie zamestnancov podľa výkonnosti, rôznorodé smerovanie jednotlivých organizačných útvarov, nesprávne informácie na nesprávnom mieste, nedostatok, resp. neadekvátne množstvo informácií, využívanie zastaraných procesov vriadení.

Aké sú riešenia?
Riešením je na základe identifikovania skutočných príčin problémov vytvoriť efektívne systémy riadenia výkonnosti organizácie a ich implementácie s využitím moderných informačných technológií. Odstránenie príčin problémov často nespočíva v implementácii tradičných tzv. „from the box“ riešení, ale vyžaduje si návrhy „šité na mieru“ zohľadňujúce špecifický mix príčin problémov, charakteristík konkrétnej firmy a aktuálnej situácie, v ktorej sa nachádza. Zároveň však treba prihliadať na náklady, čas a ľudské zdroje.

Spoločnosť Allexis, s.r.o.
Je poradensko - konzultačná spoločnosť, ktorá sa venuje Business Consultingu, vrátane implementácie procesného riadenia, zavedenia potrebných podporných nástrojov, business process reengineeringu, znižovania nákladov, optimalizácie organizačných štruktúr, Euroconsultingu, Vzdelávaniu a IT Consultingu.