Interní a externí účtovníci: Čo je pre vašu spoločnosť najlepšie?

Odpoveď nie je univerzálna. Závisí od vašich potrieb, rozpočtu a preferencií. V tomto článku rozoberieme, aké sú rozdiely medzi vlastnými a externými mzdovými účtovníkmi, aké sú najznámejšie výhody a nevýhody, a pomôžeme vám rozhodnúť sa.

Čo robí mzdová účtovníčka?

Hoci sa môže zdať, že mzdový účtovník „len“ vypočítava mzdy, v skutočnosti ide o veľmi dôležitú úlohu v spoločnosti s mnohými povinnosťami. Ak je účtovníctvo vašej spoločnosti vedené správne, zabezpečíte nielen včasné pripísanie miezd, ale aj ochranu citlivých osobných údajov vašich zamestnancov, a to všetko v súlade s legislatívou.

Hlavné povinnosti mzdovej účtovníčky:

• Spracovanie miezd od hrubej mzdy až po konečnú výplatu na účty zamestnancov.

• Evidencia dochádzky a odmien - správne účtovanie odpracovaných hodín, odmien a benefitov.

• Dane a zrážky - zdravotné a sociálne odvody a dane.

• Práca s citlivými údajmi - dodržiavanie nariadenia GDPR a ochrana osobných údajov.

• Komunikácia s úradmi - daňový úrad, správa sociálneho zabezpečenia, zdravotné poisťovne.

Interná mzdová účtovníčka

Výhody internej mzdovej účtovníčky

Hlavnou výhodou je, že účtovníčka doslova sedí vo vašej firme, máte k nej blízko a môžete s ňou v prípade potreby konzultovať akékoľvek zmeny alebo otázky. Účtovníčka sa stáva oveľa flexibilnejšou a vy môžete agilne upravovať mzdy, prémie alebo benefity podľa svojich aktuálnych potrieb. Ďalším dôvodom, prečo chcete mať účtovníčku ako súčasť svojho interného tímu, je skutočnosť, že všetky citlivé informácie o firme a jej zamestnancoch zostávajú vo firme a neuniknú von.

• Rýchla komunikácia a dostupnosť

• Kontrola nad údajmi

• Flexibilita

Nevýhody interného mzdového účtovníka

Zamestnanie mzdovej účtovníčky na plný úväzok môže byť pre spoločnosť pomerne nákladné. S tým súvisí aj potreba priebežného vzdelávania, ktoré si účtovník musí plne hradiť. Legislatíva sa mení niekoľkokrát ročne a účtovník musí držať krok s jej zmenami. Veľký problém môže nastať aj vtedy, keď účtovník ochorie alebo odíde. Ak jeden človek spravuje účtovníctvo pre celú spoločnosť, hrozia veľké komplikácie, ak nemáte vyriešenú vzájomnú zastupiteľnosť.

• Vysoké náklady

• Potreba priebežného školenia

• Závislosť na jednej osobe

Tip: Rovnako dôležitý je výber správneho mzdového systému, ktorý uľahčí správu miezd a zabezpečí presnosť výpočtov. Medzi obľúbené systémy patrí Vema, ktorá ponúka komplexné riešenie pre mzdy a personalistiku vrátane automatizácie procesov a súladu s platnou legislatívou.

Externý mzdový účtovník

Výhody externého mzdového účtovníka

Za externého mzdového účtovníka zaplatíte menej, pretože na rozdiel od vlastnej mzdovej účtovníčky platíte len za skutočne vykonanú prácu. Ďalšou výhodou je, že externí mzdoví účtovníci sú zvyčajne skutočnými odborníkmi na mzdy, a preto by mali mať prehľad o najnovších legislatívnych zmenách atď. Pozitívne je aj to, že externí mzdoví účtovníci sú zvyčajne súčasťou špecializovaných firiem, ktoré sa zameriavajú na mzdové účtovníctvo, a preto je lepšie zvládnutý systém kontroly a je lepšie pokrytie v prípade odchodu alebo choroby.

• Nižšie náklady

• Odbornosť

• Nižšie riziko chýb a zastupiteľnosť

Nevýhody externého mzdového účtovníka

Tým, že účtovník nie je v tej istej budove, musíte sa spoliehať na komunikáciu na diaľku a s tým spojené dlhšie čakacie doby na odpoveď. V porovnaní s interným účtovníkom sa určite musíte pripraviť na menšiu flexibilitu a pružnosť. Musíte sa pripraviť aj na to, že zdieľate veľmi citlivé informácie o svojej firme s treťou stranou, a preto by ste mali dbať na bezpečnosť údajov.

• Menšia kontrola nad procesmi

• Riziko zdieľania citlivých údajov

• Menšia flexibilita

Ak ste malá alebo stredná firma a chcete ušetriť peniaze, externý účtovník bude lepšou voľbou. Naopak, ak potrebujete flexibilitu, kontrolu nad údajmi a rýchlu reakciu, interný účtovník má väčší zmysel.

Najlepšie riešenie? Kombinácia. Napríklad ponechať si interného účtovníka na každodenné operácie a externú firmu na zložitejšie procesy alebo audity.