5 najväčších chýb pri písaní e-mailov: Takto vyvoláte zlý dojem

Pri e-mailovej komunikácii, najmä vo svete obchodu, je dôležité si udržať dojem profesionála. Na svojich partnerov a zákazníkov by ste mali pôsobiť dôveryhodne a e-mailová etiketa pomáha zefektívniť komunikáciu. Napíšte svoje požiadavky a informácie jasne a stručne, ale uveďte dostatok informácií, aby váš príjemca pochopil, čo vaša správa naznačuje.

Čím viac e-mailov denne píšete, tým ťažšie je neustále udržiavať profesionálne e-mailové návyky. Umenie dobrej e-mailovej etikety pritom neznamená, že je potrebné zakaždým vypisovať krásne romány. Stačí sa vyhnúť týmto zlozvykom.

Zbytočná kritika

Nikdy v e-mailoch nekritizujte inú osobu, najmä ak ide o skupinový e-mail. Citlivé situácie je najčastejšie lepšie riešiť osobne, pokiaľ nepotrebujete mať z komunikácie elektronický záznam. Ak je to tak, vždy môžete poslať ďalší e-mail, v ktorom zopakujete, o čom sa diskutovalo.

Nevhodné vtipy

Zmysel pre humor zlepšuje náladu v práci, no pamätajte, že e-maily nechávajú veľa priestoru na nesprávnu interpretáciu. V e-mailoch možno nevyjadríte správne to, čo ste chceli povedať a namiesto toho budete pôsobiť neprofesionálne. Navyše nepíšte nič hanlivé voči náboženstvu, etnickej príslušnosti, pohlaviu alebo sexuálnej orientácii osoby, pretože sa tým môžete dostať do právnych problémov.

Pravopisné a gramatické chyby

Prebehnúť e-mail pred odoslaním vám potrvá možno len 30 sekúnd navyše. Vaše chyby, bez ohľadu na to, aké sú malé, si však všimne ktokoľvek na druhom konci. Vo všeobecnosti by ste tiež nemali posielať reťazové e-maily, najmä nie cez pracovný e-mail.

Odosielanie neúplných správ

Nie je nič horšie ako poslať e-mail bez prílohy alebo niekomu, komu ste ho poslať nechceli. Najlepším riešením je teda venovať sa týmto problému hneď na začiatku. Ako prvé napíšte e-mailovú adresu prijímateľa a hneď pridajte prílohu. Medzitým budete mať čas napísať perfektný e-mail s istotou, že bude pred odoslaním kompletný.

Klebety

Klebety z práce, ktoré sa šíria osobne alebo e-mailom, sú nielen neprofesionálne, ale mohli by aj viesť k vášmu prepusteniu z práce. Zdieľanie drobných klebiet je celkom bežný ľudský jav, ale nemali by ste ho presadzovať v kancelárii. Šírenie prostredníctvom e-mailu je ešte horší nápad, pretože nikdy neviete, kde e-mail skončí a budete tak vyzerať malicherne a neprofesionálne.